Conservación de documentos, según la nueva Ley
Plazo de conservación: Diez años (10) (Art. 25.1)
Inicio del plazo de conservación:
- Documentos relativos a la aplicación de la diligencia debida: Desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.
- Documentos relativos a las operaciones y registros: Desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios.
Documentos justificativos que hay que conservar:
- Documentos relativos a la aplicación de la diligencia debida: En copia
- Los relativos a la identificación formal, en todos los casos.
- Los relativos a la identificación del titular real, en los casos en los que sea necesaria.
- Los relativos a la averiguación del propósito e índole de la relación de negocios, en los casos en los que sea necesario.
- Los relativos al seguimiento continuo de la relación de negocios, en los casos en los que sea necesario.
- Documentos relativos a las operaciones y registros: En original o copia con fuerza probatoria
- Los relativos a las operaciones.
- Los relativos a las personas que intervienen en las mismas.
- Los relativos a las relaciones de negocio
Autoridades que pueden exigirnos esta documentación:
- Servicio Ejecutivo de la Comisión (SEPBLAC)
- Autoridades competentes en toda investigación o análisis en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo
Sistema de archivo
El almacenamiento de la documentación relativa a la identificación formal de los clientes (Art. 3.2.), con las excepciones que se determinen reglamentariamente, se hará en:
- Soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen:
- La integridad de la documentación
- La correcta lectura de los datos
- La imposibilidad de manipulación
- La adecuada conservación y localización
En todo caso, el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.
La Disposición final séptima de la nueva Ley determina que la entrada en vigor de la obligación de almacenar las copias de los documentos de identificación en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, establecida en el Art. 25.2. entrará en vigor a los dos años de entrada en vigor de la nueva Ley.
Comentarios operativos sobre el tema
En la nueva ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo se eleva la obligación de conservación de los documentos a diez años. La Directiva exige una conservación mínima de la documentación de cinco años, por lo que la Ley española es mucho más exigente.
Desde el punto de vista operativo, al margen del número de años que se establezca para el archivo de los documentos, lo realmente novedoso sería la obligación de conservar una copia de los documentos de identificación formal de los clientes en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.
Para todos los documentos, el sistema de archivo ha de asegurar la apropiada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.
Es cierto que hay un número creciente de nuestras empresas que están impulsando el desarrollo de los expedientes electrónicos y están propiciando la copia electrónica de aquellos otros que se generan actualmente en papel, pero la exigencia legal de la nueva ley, supondrá un camino sin retorno en la informatización documental de nuestra actividad referida a la identificación formal de los clientes, puesto que las entidades financieras no quedarán excepcionadas de esta obligación en el futuro Reglamento.
Antes de que llegue a ser efectiva esta exigencia legal, que como hemos indicado será dentro de dos años, las entidades que lo necesiten deberían comenzar a estudiar algún sistema de archivo informático que asegurase la apropiada gestión y disponibilidad de toda la documentación en formato electrónico, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades, y no sólo la referida a la identificación formal de los clientes.
Los procesos de modernización que tengamos que afrontar para adaptarnos a la nueva legislación deberían servirnos para optimizar nuestra propia actividad de negocio y por ende, nuestras estructuras de prevención del fraude, cuya modernización, por no ser obligatoria legalmente, siempre ha quedado supeditada a otras prioridades dentro de nuestras empresas.
En la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo cada empresa se juega su prestigio reputacional, y la posibilidad de incurrir en responsabilidades muy graves que podrían afectar a los altos directivos.
Alguien podría pensar que la nueva legislación sobre blanqueo presionará abusivamente sobre la iniciativa de organización que deberían disfrutar las entidades. Pero este pensamiento no deja de ser una visión no histórica del devenir de las empresas capitalistas, que desde siempre están recibiendo recortes en su actividad por parte de los Estados, mediante todas las leyes que las afectan y a través de los órganos de supervisión que se han ido creando para controlar su funcionamiento.
La prevención del blanqueo de capitales es el último fenómeno mundial de este control, junto con las normas que van a imponerse en breve a la actividad financiera como consecuencia de la reciente crisis económica internacional y que serán propiciadas por los EE.UU, como así sucedió con la seguridad aérea. Y es que la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo es una cuestión supranacional a la que España ha de adaptarse irremisiblemente, acomodando sus leyes al nuevo campo de operaciones que ya está perfilado en el ámbito internacional.
Para aceptar esta realidad, hemos de elevarnos sobre nuestra propia visión empresarial y conocer en profundidad el funcionamiento, en la estructura financiera internacional, del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, y la dificultad que conlleva su investigación dentro de un Estado de Derecho, donde resulta fundamental la preservación de las pruebas incriminatorias.
La nueva legislación que ha transpuesto la Directiva comunitaria, en el tema relativo a la conservación de los documentos, obligará a revolucionar los actuales sistemas de archivo documental de muchas empresas. Con esta legislación se ha iniciado un proceso de “compliance” similar al que supuso para nuestras entidades la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
En el control de esta nueva legalidad no sólo estará el SEPBLAC, sino también los propios Tribunales de Justicia y las restantes autoridades que investiguen el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
Todos ellos nos exigirán en tiempo y forma la documentación justificativa de la identificación de los clientes y de las operaciones, por lo que si la nueva ley nos obligará a conservar la identificación formal de los clientes en formatos ópticos, magnéticos o electrónicos de fácil acceso, podría haber llegado el momento de plantear la posibilidad de ir adaptando el mismo procedimiento para el resto de la documentación.
Esta decisión estratégica de creación de expedientes electrónicos nos obligará a cambiar muchos de los protocolos que tenemos establecidos sobre comercialización, autentificación y archivo, y como contrapartida, nos permitirá exigir también, a través de nuestras Asociaciones profesionales, cambios legislativos sobre algunos procedimientos que encorsetan actualmente nuestra actividad, como por ejemplo la obligación de efectuar los contratos financieros en papel.
